Onbeperkt geëxponeerd zijn, is onmogelijk en zo eerlijk moet men wel zijn. Soms – en helemaal niet zo zelden – is het noodzakelijk om grenzen te trekken. Deze kunnen ofwel fysiek van aard zijn, verbaal gecommuniceerd ofwel middels het non-verbale gedrag duidelijk worden gemaakt. Feit is dat een gesloten deur zo goed als altijd als grens wordt geaccepteerd geheel in tegenstelling tot het hardnekkige staren naar het beeldscherm op de werkplek in de kantoortuin - men schijnt desondanks toch beschikbaar te zijn. Het territorium loopt gevaar, de personal space eveneens.
Stoor mijn cirkels niet
In de psychologie spreekt men over de "persoonlijke ruimte" als een onzichtbare zone, een soort hypothetische zeepbel die betrekking heeft op het gedrag als het gaat om afstand houden tussen interagerende personen. Een binnendringen in deze "intieme sfeer" is meestal ongewenst en kan als erg onaangenaam ervaren worden. In het dagelijks leven nemen wij de "noodzakelijke" afstand over het algemeen automatisch in acht, voorzover de situatie dit toelaat. Het klassieke gedrag daarbij kan heel goed geobserveerd worden in openbare verkeersmiddelen: eerst worden alle vrije stoelenrijen afzonderlijk bezet en pas als het niet meer anders kan, neemt men ook direct naast een andere reiziger plaats.
Natuurlijk wordt de grootte van de persoonlijke ruimte door een aantal factoren beïnvloed, zoals bijvoorbeeld het relationeel vermogen van de interagerende personen. Logisch: vreemden, zakenrelaties, vrienden, geliefden ageren binnen verschillende afstanden die de buitenstaander heel duidelijk informatie daarover kunnen geven hoe de onderlinge verhoudingen zijn. Maar ook individuele persoonlijke kenmerken, aspecten in situatief en cultureel opzicht bepalen de afstand. Zo houden de Noord-Amerikanen of Noord-Europeanen zoals men weet grotere afstanden aan dan Zuid-Amerikanen of Zuid-Europeanen. Wat door de een wordt ervaren als opdringerig is voor de ander weer heel gewoon – of omgekeerd kan "gewoon" gedrag als afwijzing ondervonden worden.
De persoonlijke ruimte te weten komen
De grootte van de persoonlijke ruimte is echter ook afhankelijk van de omgeving waarin de interactie plaatsvindt. Is de ruimte erg groot of daarentegen juist heel klein, dan worden verschillende afstanden toegelaten. Interessant genoeg speelt hetzelfde effect ook een rol in slechts "schijnbaar" grote ruimten, zoals bijvoorbeeld in flatgebouwen met vrij uitzicht. Daar heeft men minder persoonlijke ruimte nodig. Precies zo in langgerekte ruimten in tegenstelling tot vierkante. In het midden van een ruimte is de behoefte aan persoonlijke ruimte zoals is aangetoond groter dan in de hoeken. Heeft men naar boven toe plaats – bijvoorbeeld omdat de ruimte erg hoog is – dan neemt de persoonlijke ruimte die men nodig heeft af. Bij lage ruimtes is er behoefte aan meer afstand. Bevindt men zich in een onbekende ruimte, dan heeft men eveneens meer atmosferische vrije ruimte nodig.
Voor ruimtelijke planners zijn dergelijke feiten niet bepaald onwezenlijk. Navenant speelt de persoonlijke ruimte voor bureaumaten, afstanden en lay-outs een belangrijke rol. Dit valt gewoonlijk helemaal niet op, maar wanneer werkplekken en zones te krap zijn berekend, voelt men zich daar meteen onprettig – wat motivatie en productiviteit niet echt ten goede komt.
Voorzichtig: No-Go!
Hetzelfde kan natuurlijk ook gebeuren als de ruimtelijke voorwaarden weliswaar passen, maar collega's of leidinggevenden zich niet houden aan een paar absoluut noodzakelijke rules of conduct, die vooral in het open office in acht genomen moeten worden. Het doorkruisen van een klaarblijkelijk persoonlijke ruimte, alleen omdat de weg dan een beetje korter is, is zo'n klassieke no-go net zoals het grappige gesprek over hoe de vakantie was in de directe omgeving van een "vreemde" werkplek. Tevens draagt het niet bij tot de populariteit om bij collega´s "als een kievit" "over de schouder mee te kijken", wellicht zelfs ongevraagd goede "tips" te geven of "van achteren te komen aansluipen".
Interessant is ook hoe de gedupeerden omgaan met een dergelijk binnendringen in hun persoonlijke ruimte. Bij experimenten die al in de jaren ´70 van de vorige eeuw werden uitgevoerd, testte men de hulpvaardigheid na het schenden van de persoonlijke ruimte. In een test liet de testleider direct na het binnendringen in de persoonlijke ruimte van de testpersoon voorwerpen "per ongeluk" vallen. Het resultaat: de voorwerpen werden niet opgeraapt omdat de gedupeerden de benauwenis als een ongegronde bedreiging ondervonden en daarom jegens de testleider negatief ingesteld waren. In een andere test drong de testleider eveneens de persoonlijke ruimte binnen, maar wel met het verzoek een vragenlijst te willen invullen. Dit keer waren meer personen bereid om te helpen omdat de schending als een dringend verzoek werd geïnterpreteerd, de reden voor de benauwenis als acceptabel werd aangezien en de aandacht meteen op de hulpverlening werd gericht. De door nabijheid gesuggereerde urgentie kan zodoende heel verschillende reacties oproepen...
Niet onderschatten: Geuren & geluiden
Er hoeft niet altijd sprake te zijn van een schending van de persoonlijke ruimte door fysiek binnendringen, ook geuren – variërend van de intensieve parfumsensatie tot aan het broodje makreel bij de lunch – of luide articulatie kunnen een vergelijkbare onaangename uitwerking hebben. Voor het laatste geval adviseren arbeidspsychologen een in eerste instantie paradox klinkende oplossing: meer "lawaai" maken. En daarmee wordt niet bedoeld net zo hard praten of de radio keihard aanzetten, maar zorgen voor een achtergrondgeluid waardoor de afzonderlijke stemmen niet meer zozeer opvallen.
Met dit doel voor ogen werd een zogeheten Pink-Noise-System geïnstalleerd, bijvoorbeeld door softwarebedrijf Autodesk toen men verhuisde naar een Open Office. Via speakers werd een zacht ruisen in de frequentie van de menselijke stem uitgestraald. Het systeem liep drie maanden zonder dat de medewerkers ervan afwisten en toen werd het uitgeschakeld. Het gevolg: talloze medewerkers deden hun beklag. Zij wisten weliswaar niet wat er anders was geworden maar wel dat er iets niet meer klopte. Zij werden nu afgeleid door gesprekken die bijna 20 meter verderop werden gevoerd. Als de installatie liep, werden de gesprekken al op een afstand van ongeveer vijf meter onderdeel van het algemene achtergrondgeluid en zodoende als aanzienlijk minder storend beleefd.
Geen kans op privésfeer?
Hoe belangrijk communicatie ook is – de permanente fysieke beschikbaarheid kan problemen veroorzaken. Over het algemeen deed meer dan de helft van alle medewerkers zijn beklag over het gebrek aan privésfeer in open kantoren. Dat hebben onderzoekers van de University of California in een studie vastgesteld waarvoor zij in de afgelopen tien jaar meer dan 65.000 personen in Noord-Amerika, Europa, Afrika en Australië ondervroegen. Afgezien daarvan moet ook in het Open Office een professionele oplossing worden gevonden voor het feit dat bepaalde taakstellingen, gesprekken of telefoongesprekken discretie en mogelijkheden voor privacy vereisen.
Het goede nieuws: het probleem werd geïdentificeerd. Goed, zou men kunnen zeggen, maar dat was tien jaar geleden ook al zo. Klopt, maar de oplossingen die ter beschikking staan, zijn tegenwoordig meer veelzijdig en ongetwijfeld individueler toepasbaar. Plekken om je terug te kunnen trekken, recreation areas, think tanks, phone booths – de moderne kantoorplanning heeft er veel bijgeleerd en geavanceerde kantoorinrichters bieden inmiddels een rijk repertoire aan formele en informele separatie-mogelijkheden aan. Wat betekent: op de ruimtelijke voorwaarden is vat te krijgen. Onzeker maken (alleen nog maar) de Space Invaders!
In grotere segmenten gebruikte bron: Dipl.-Päd. Mag. Helmut Rockenschaub: Persönlicher Raum. Ein Beitrag zur ökologischen Psychologie